5S活動の目的と進め方とは。５S活動と見える化で改善力を推進する

皆さんは正しい５S活動を運用できていますか？


仕事をするうえで５Sとは基礎中の基礎でありながら、「５Sに時間が取れない」などという理由から活動を疎かにしがちです。


しかしそのような事態に陥るのは「正しい５S活動が出来ていない」からであり、逆に正しく運用できるのであれば品質・売上・仕事効率の向上に繋がります。


本記事では仕事の基礎である５Sの目的と進め方についてまとめていきたいと思います。

５S活動とは

皆さんは５Sと言われれば何が頭に浮かびますか？


恐らく大半は「掃除する事」「整理整頓」などと答えるでしょう。


しかし５Sとはそのような単純なもので終わらせてしまうとただの掃除の声掛けとなり、とても非効率な活動となります。


５Sとは合理的な作業を推進していくうえで、職場の環境を整備し、維持していく活動であり、「整理・整頓・清掃・清潔・しつけ」という日本語の頭文字をとり「５S」と呼ばれています。


・整理　（不要なものを片付ける）
・整頓　（必要なものを適切な場所に準備）
・清掃　（異物を除去）
・清潔　（汚れのない綺麗な状態が維持）
・しつけ（決めたことを必ず守る）


上記の5つの活動を徹底することで品質においても、仕事効率においてもプラスに転じ、職場環境も改善され、働きやすい環境を構築する事が出来ます。


それでは具体的に、5つの活動とは何をするのでしょうか。

整理

整理活動は先ほど不要なものを片付けると述べましたが、実際にどういった整理が高い効果をもたらすのかについて触れていきたいと思います。


働く職場、特に５Sと言うと工場内でよく飛び交うイメージのある言葉です。


工場には様々なものが混在しており、工具・書類・備品などがそこにはあります。


これらは捨てなければ溜まっていきますが、会社には多くの従業員が存在し、個人の独断で物を捨てる事が厳しくなり物がたまっていくのが現状です。


この場合いらないものといるものを区別して処分する事を整理と呼べます。


しかし整理とはただ単に「モノを整理して掃除した」ですませてはいけません。大切なのは最新の情報の整理、情報の共有を図れる整理を行うことです。

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最新情報の整理

私たちは働いていくうえで、個人としても組織としても常に前進しています。前進しているということは常に新しい情報を得て行動し形にしているということです。


その形にしたものというのは過去のものから最新なものまで残っており、この「過去」と「最新」をはっきりと区別し整理することが大切となります。


そうすることで、より効率的な仕事効率に繋がります。

情報の共有を図れる整理

整頓

清掃

清掃は必要なものについた異物を除去する事です。


私個人としては清掃が５Sの中で一番大切だと思っています。


クリーンルーム内での製造工程を例に挙げて話を進めていきます。


クリーンルームは空気清浄度が保たれた部屋なのでかなり綺麗な部屋というイメージが強いかと思います。


しかしこの部屋も絶対ではなく、ものに付着した汚れや、人の髪の毛などはやはり侵入してしまいます。


またクリーンルームを利用しているということは、かなりの精密機器や規格が厳しい製品を使っていることになります。


さてそんなデリケートな製品群を扱う場所の清掃を怠るとどうなるでしょうか？


答えは異常品の発生、最悪クレームに繋がります。


清掃をおこたっただけで企業の信頼を失墜させることに直結するのは全く持って利口ではないです。


でも「掃除する時間などないよ。。。」


と思われる方は多いかと思います。


しかし10分も時間が一日で取れないのか？問われたらそんなことはないですよね。


一番効率がいいのは朝の10分を清掃の時間に充てることです。



例えばA工程を月曜日の朝にその工場内の人たちで10分間掃除し、
その後B工程（火曜日）→C工程（水曜日）


といった感じで一週間を回していきます。


一つのところを皆で清掃する事により、よりクリーンな現場を構築でき、何より全員でやるので清掃をさぼれません。


初めは面倒に思うかもしれませんが、慣れてしまえば10分なのであっという間です。


・一日10分清掃に割いて高い品質を維持
・一日10分を面倒がって最悪の事態を招く


皆さんはどちらを選択しますか？

５S清掃の目的について。清掃ルール（基準）を設ける事で職場環境の継続的維持につなげる。

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清潔

清潔とは整理・整頓・清掃が繰り返され、汚れのない状態を維持していることです。


この清潔とは誰が見ても綺麗だと感じ、その状態を保つことを指します。


そもそもとてもきれいな職場であれば大抵の人はその場を汚すことに抵抗が生まれます。


つまり一度清潔にしてしまえばあとはそれを維持していく事が重要となります。


またこの整理・整頓・清掃をまとめて「３S」とくくられます。



この3つを繰り返すことにより常に現場が「清潔」に保たれるということですね。


清潔を継続していくことで新たな発見に出会える可能性もあります。


その気づきを共有してよい職場環境を気づきましょう。

５Sの清潔の事例について。清潔の本当の意味と意識するポイントについて考える。

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しつけ（躾）

「躾」とは決めたことは必ず守る事です。


これまでの整理・整頓・清掃・清潔の４Sは物を対象にしてきました。


しかし「しつけ」とは「人」を対象にした概念の事を指します。


「人」を対象にした「しつけ」の概念ということは「ルール」の他に「マナー」や「道徳」といった事まで守備範囲を広げます。


でも「しつけ」って言うぐらいだから経営層とかの話では？と思うかもしれませんが品質管理における「しつけ」は、


「働いている全社員が」
「働いている全社員に対して」


行うものであり、立場は一切関係ありません。


経営層も現場目線で５S行うことで新たなアイディアが浮かび企業の発展に貢献できる何かに繋げられるかもしれません。


このように思考や立場が混在しあう組織という大きな枠組みの中で、全員が同じ目線で一つの事を共に継続して行う事というのは、個人個人を刺激できることは勿論ですが、その刺激というのが必ず何かしらの形で会社の発展に貢献します。


継続は力なりといいますが、小さい５Sも毎日コツコツ繋げていくことで、それは必ず会社の力になっていくでしょう。

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５S・管理・改善の関係

５Sとは単に身の回りを綺麗に整理整頓、清掃するのではなく、真の狙いは効率的な職場環境の構築を図る事。


つまり５Sは管理・改善基盤の構築をするという事です。


今流行りの何かを真似することで必ずしも自社が成功するとは限りません。


成功するためには自己流にするための改善力が必要となります。


つまりその流行りの何かを以下に自社の強みと融合させるかかが重要となり、それが管理・改善の基盤となります。


より良い結果に到達するためには「ビジョン」「仕組み」「マネジメント（改善基盤）」の3つがうまく連動しないと到達するのは難しいでしょう。


特に「ビジョン」に関して言えば、世界情勢はめまぐるしく変化しているので、迅速な行動が必要とされます。


その時役立つのは最近よく耳にするOODAループです。

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この時優れたマネジメントを構築するためには「人材育成」「５S活動」「見える化」の3つの柱が重要となります。


５S活動などを通じて知恵を共有しあいながら改善し、その結果をさらに見える化する事により、関連ではない人たちにも周知していきます。


上記を徹底することで、職場環境が改善され管理できることは勿論、人材の育成にもプラスに転じ、組織力の底上げに繋がります。

５Sと見える化

見える化とは作業をについての情報を組織・企業内で共有させることにより、現場の問題を早期発見・効率化・改善に役立てる事を目的としています。


仕事内容・業務内容などによって適用方法は変わりますが、一般的には問題・課題の認識の共有に利用されます。


そしてその共有方法としては図・表・グラフにして可視化します。


また問題の解決策を講じるために、問題点の把握を目的として見える化を行うこともあります。


見える化を行うと問題や不具合に早期に気づくことは勿論ですが、異常個所を把握し、それを究明し、そして再発防止策を皆に共有する事が見える化の強みともいえます。


しかし何でもかんでも見える化しても意味がありません。


何故かというと情報量が多すぎたら誰も見ないからです。


再発防止策を共有しようとし、採取したデータや結果をすべて見える化しても恐らく誰も見ないでしょう。


つまり見える化は「見せようとしているか」、「情報を厳選しているか」というのがとても大切になってきます。


見せるときはデータを用いて拡散することで、事実に基づいた管理を行うことが出来ます。

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５Sが与える時間・品質のばらつき

何かを作業するとき、特に生産現場などでは時間のばらつきによる費用対効果というのはとても大きな問題となります。


作業・仕事が安定していないときはなおさら顕著に浮き彫りになります。


作業者のスキル（ベテランか新人か）などにより、時間のばらつきは生じますが、一番大きな要因として挙げられるのは、何かを考える時間が一番時間がかかるという事です。


例えば家から会社まで行くのに車で通勤する新人ドライバーとベテランドライバーがいるとします。


新人ドライバーは会社まで行くのに１０分かかり、ベテランドライバーは８分で到着できるとします。


当たり前ですが２分早く到着するベテランドライバーのほうが時間を無駄にしていないことが分かります。


しかしベテランドライバーが大雑把な性格で、整理整頓が出来ず、車のカギを探すのに10分かかった場合このスキルにおけるアドバンテージというのは無に等しくなります。


つまり考える時間、探索する時間というのは時間のばらつきに大きな影響を与え、これを改善していく事で時間効率が大きく改善されていく事になります。


上記は５Sを徹底していれば対応できますが、作業効率に関して言えば手順書・標準書を分かりやすい場所に保管する事、またその事実を周りに周知してもらう事が大切となります。

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どんな作業も標準化することで、スキルの差、経験の差というのはある程度縮めることが出来ます。


以上の事より５S・標準化を徹底する事で効率的な作業を行うことが出来ます。


効率に関して言えば上記の通りですが、５Sは品質にも関連してきます。


ここでいう品質というのは不良品の発生の事を指し、この不良品は作業におけるばらつきが多ければ多いほど発生を促し、品質に影響を与えてしまいます。


勿論清掃・清潔を徹底することでごみの混入を防いだりすることは可能ですが。


そもそも作業におけるばらつきが生じるのは作業が単純ではなく複雑だからです。


誰もが理解できて誰もが同じ動作で作業を行えるようにすることで、作業者に知識・動作をインプットさせ、ミスを減らしていきます。


そうすることで不良品は自然と減っていき、必然的に品質も高まっていきます。

5Sの意義と狙い・使い方

ここで一度５Sについてまとめていきます。


５Sの狙いは 仕事を安定させ、ばらつきを抑制することで品質向上を図る事です。


仕事を安定させる事は生産効率を底上げする事は勿論、品質の向上にも関係してきます。


その為には作業環境を安定させばらつきを抑える事が第一の目標となります。


ばらつきは考えのばらつき、時間のばらつき、物理的ばらつきなどがありますがまず初めに取り掛かるとしたら物理的ばらつき、つまり物の位置をしっかりと決めておき、誰でも分かるポジションを決め、その場も整理しておくところから始めるといいでしょう。


物の位置を決め見える化するのはそこまで難しいことではないので悩んだら、まずは位置決めから行いましょう。


補足ですが５Sは単に職場環境を改善するだけではなく、人としての能力も改善してくれます。


５Sは改善箇所を見つけて、考えて、行動し形にその効果を分析し、その経験をもとに新たな改善を見つけていきます。


この流れ、特に考えを形にしていくというのは将来マネジメントしていくうえでの練習となりPDCAサイクルを回す感覚を養う事が出来ます。

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若いうちに５S改善という小さなPDCAを回していく事で、改善についての理解と進め方が身につき将来そういった立場に置かれたときに確実に役立っていきます。


改善するのは責任が重くのしかかるからと敬遠されている方は、まずは５S改善から取り掛かるが最善かもしれません。

５Sの進め方

５S活動は改善活動と似ているのは先ほどお伝えしましたが、実際にはどのような手順で進行していくのでしょうか。


この進め方というのは大別して以下の５ステップに分類されます。


１、５S準備
２、５S教育
３、５S活動
４、５Sの標準化
５、５Sの展開


それでは上記の５ステップについてまとめていきます。

５S活動の準備・計画

何を行動するにしても活動計画は基本であり、これは勿論５Sにも当てはまります。


特に活動の軸となる目的を明確にすることがとても重要になります。


目的はそもそも何故この課題に取り掛かるのかというのを誰もが納得・理解できるよう明確にします。


この時、期日などの目標も合わせて決めておくことで、活動がだらける事なく締まりのある活動へとなります。


また改善範囲を明確にしておかなければ失敗に終わる可能性が出てくるので、一斉展開をするのではなく、工程内、部署内など限定してから行っていく事が重要となります。


補足ですが改善テーマはQCD＋PCMEを軸とした方が周りの理解を得られやすいのでお勧めです。

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５S活動の教育

活動計画が終わったら、５Sの教育を行います。


初めに５Sのリーダを選抜しその人を中心に活動を行っていきます。


活動の中心と言ってもその人、周りの人たちが行うのではなく、理想は全社的に行っていく事が理想となります。


その為にはまずは５Sを周りに認知してもらう事が重要となります。


メールで拡散したり掲示板に張り出したりやり方はいろいろありますが拡散の仕方は自身がやりやすいやりかたでいいでしょう。


また教育は正しく・理解しやすい教育を心がけましょう。


教育者は本や文献などで知識を蓄えるのも良いですが、実際に他社に足を運びいいところを参考にするのも一つの手かもしれません。

５S活動

基本方針・教育・認知を終えたら実際に活動を行っていきます。


基本的には整理⇒整頓⇒清掃⇒清潔⇒躾という順に進行していきます。


上記の順番で行っていく理由としては単純に手が付けやすいからです。


整理・整頓は特に準備するものはそこまで必要なく難易度はとても低くなります。


初めから難しいことを行って失敗するより、確実に成功することから取り掛かった方がモチベーション的にも良いのでお勧めです。


さて初めの整理についてですが、これは単純に必要なものと不必要なものを区別して片付ける、もしくは処分する事を行います。


しかし時には個人の物ではないもの、よくわからないものなどが存在します。


そういった時は保管BOXのようなものを作り期限付きで保管し期日を過ぎたものを処分するといった方法を採用するといいでしょう。


勿論最終的に処分まで行ってしまうので、確実に認知してもらう必要がありますが。


整理を終えたら次は整頓を行いましょう。


先ほど必要なもの・不必要なものを分別したことで、必要なものが残りました。


この必要なものを整頓していきます。


見かけ上綺麗に見せる為に見えない所に全て収納するのではなく、使用頻度が高いものは近くに設置しておきます。


そうすることで先ほどお伝えした物理的ばらつきを改善する事に繋がり時間効率が格段に上がります。


また物の方向や残量なども明記することで誰もが一目で理解することが出来ます。


そういった簡単な基準を設けるだけで良い・悪いの判断が簡単になります。


整頓を終えたら清掃・清潔を行っていきます。


清掃は先ほど５Sで一番大切かもしれないとお伝えしました。


最悪クレームになり得るとは本当に最悪のケースですが、一般的な視点で言えば職場や、そこにあるものを常に綺麗にしておく事でいつでも綺麗に、そしてすぐに物を使う事が出来るようになります。


上記３つの３S（整理・整頓・清掃）を徹底することで初めて清潔が成り立ちます。


誰が見ても綺麗な状態を維持することで、その場所を汚すのを躊躇します。


そうすることで常に綺麗な職場を維持するサイクルが自然と確立されます。

そのサイクルの軌道に乗ったら、リーダーは５Sを躾けていきます。


叱る事、褒める事など状況によってはあるでしょう。


褒める分には良いですが、指摘するときは単に指摘をするのではなく、アドバイスの様に足りない所の補足をするといった形を取るといいでしょう。

５Sの標準化

上記の活動を成功させ、そのサイクルを何回か回すことで職場環境というのは気づかないうちに見間違えるほど改善されています。


どんな形であれ、大きさであれ何かしらの成果が得られれば悪い気分の人は存在しません。


この５Sが当たり前というのをしっかりと根付かせることで、常に職場が綺麗な働きやすい空間の構築に繋がります。


しかし長期休みや何かの変化が起きた時、５Sが仕方なく途切れたとします。


やむを得ずに他の事を優先するのは仕方がありませんが、極力ルーチンは崩さないのがベストです。


この途切れがきっかけで５Sの継続が失敗したなんてことがないように、しっかりと５Sを日常化させておきましょう。

５Sの展開

５Sは全社的に行うことが理想であるが、失敗しないためにもエリアを限定して行っていく事が重要である事は先ほどお伝えしました。


そのためその５S成功エリアが生まれた時は、そのエリアを参考にし、他のエリアに合った仕組みを構築していきます。


この仕組みを連させてていく事で５Sの全社的な展開に繋がり、全社的な改善に繋がります。


５Sはこのような流れで進んでいき、繋がれていきます。


始めは難しいかもしれませんが、まずは、小さな整理整頓からコツコツと成果を挙げていきましょう。


因みに私が参考にした本は以下になります。これから５Sの運用を検討されている方は是非参考にしてみてください。

まとめ

５Sの狙いはばらつきの抑制と品質向上。

５Sは全社的に行っていく。



いかがでしたか？
今回は見える化と５Sについてまとめていきました。


次回はTQMについてです。それでは！

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